Cara migrasi email ke penyedia baru tanpa kehilangan pesan

Berganti penyedia email terasa berisiko karena kotak surat menyimpan korespondensi bertahun-tahun. Namun bila urutannya benar, migrasi berjalan datar saja: semuanya disalin dulu, diperiksa, dan baru setelah itu pengiriman dialihkan.

Migrasi langkah demi langkah

1. Buat inventaris. Kotak surat, alias, penerusan, filter, tanda tangan, dan semua sistem luar yang mengirim dengan domain Anda.
2. Buat kotak surat di penyedia baru dengan alamat yang sama agar tak ada yang perlu diganti nama nanti.
3. Salin email lewat IMAP. Gunakan alat impor penyedia baru, atau klien desktop dengan kedua akun terpasang. Struktur folder ikut berpindah.
4. Periksa. Bandingkan jumlah pesan per folder, buka lampiran, dan pastikan pesan lama lengkap.
5. Publikasikan SPF dan DKIM penyedia baru sebelum pengiriman dialihkan.
6. Ubah rekaman MX. Pengiriman berpindah seiring penyebaran DNS.
7. Biarkan kotak surat lama terbuka setidaknya seminggu dan jalankan impor sekali lagi di akhir.
8. Tutup akun lama hanya setelah tidak ada lagi email baru masuk ke sana.

Persiapan sebelum mulai

Dua persiapan menghemat sebagian besar kerepotan. Pertama, bila akun lama memakai verifikasi dua langkah, buat sandi aplikasi — alat IMAP tidak bisa memasukkan kode. Kedua, periksa batas IMAP penyedia lama; sebagian membatasi koneksi sehingga kotak surat besar bisa memakan berjam-jam. Mulailah penyalinan pada sore hari, bukan di tengah pagi yang sibuk.

Yang tidak ikut tersalin lewat IMAP: aturan filter di sisi server, kalender, kontak, dan pesan di luar kantor. Semua itu diekspor terpisah atau dibuat ulang.

Memilih waktu peralihan

Ubah MX pada hari yang tenang, bukan sehari sebelum tenggat. Antara perubahan dan penyebaran penuh, sebagian pengirim sampai ke server lama dan sebagian ke server baru — justru karena itu kotak surat lama tetap terbuka. Memperpendek TTL rekaman MX sehari sebelumnya mempercepat peralihan.

Setelah pindah

• Perbarui alamat di semua sistem yang mengirim atas nama Anda (CRM, penagihan, buletin) dan masukkan ke SPF.
• Buat ulang filter dan tanda tangan di webmail baru.
• Atur ulang ponsel dan klien desktop dengan setelan server baru.
• Pantau pesan gagal kirim pada minggu pertama — di situlah kelalaian terlihat.

> Tip: jangan menghapus apa pun di penyedia lama seketika. Pastikan dulu kotak surat baru lengkap, baru tutup akun lama.

Pertanyaan umum

Apakah pesan bisa hilang saat migrasi? Tidak, selama kotak surat lama tetap terbuka sampai penyebaran DNS selesai. Penyalinan tidak menghapus sumbernya.

Bisakah kalender dan kontak ikut pindah? Bisa, tetapi terpisah: ekspor kontak sebagai vCard dan kalender sebagai ICS, lalu impor di penyedia baru.

Berapa lama untuk kotak surat besar? Lebih bergantung pada jumlah pesan daripada ukurannya. Puluhan ribu pesan bisa memakan beberapa jam lewat IMAP.

Perlukah memberi tahu semua orang? Tidak, bila alamat tetap sama pada domain Anda sendiri — itulah keuntungan utama memiliki domain.

Migrasi ke imail.com.tr

Paket bisnis imail.com.tr menyertakan alat impor di panel pelanggan: pilih penyedia asal, masukkan alamat dan kata sandi (atau sandi aplikasi) akun lama, lalu mulai penyalinan. Tugas berhenti sendiri setelah selesai. Detail di halaman bisnis; untuk akun pribadi gratis, di halaman pendaftaran.