Menjadwalkan email dan membatalkan pengiriman: dua fitur yang layak dipakai

Dua fitur kecil mengubah rasa memakai email sehari-hari: menjadwalkan pesan untuk nanti, dan jeda singkat untuk menariknya kembali. Keduanya bekerja dengan menahan pesan sejenak sebelum menyerahkannya ke sistem email — dan memahami mekanisme itu langsung menjelaskan apa yang bisa dan tidak bisa mereka lakukan.

Cara memakainya

1. Tulis pesan seperti biasa, lalu pilih Kirim nanti (biasanya pada panah di sebelah tombol kirim) alih-alih mengirim langsung.
2. Pilih waktu yang cocok bagi penerima: dalam jam kerjanya, di zona waktunya.
3. Periksa kotak keluar. Pesan terjadwal menunggu di sana sampai waktunya, dan bisa diubah atau dibatalkan sampai saat itu.
4. Untuk pembatalan pengiriman, atur jedanya di pengaturan — biasanya 5 sampai 30 detik.
5. Setelah mengirim, perhatikan tawaran "Batalkan". Menekannya mengembalikan pesan ke draf.
6. Setelah jedanya habis, pesan sudah berangkat dan tak bisa ditarik lagi.

Mengapa "batalkan" bukan "tarik kembali"

Pesan tidak diambil kembali dari server penerima. Ia hanya ditahan di sisi Anda selama jeda yang disetel dan tidak pernah dikirim bila Anda menekan batal. Karena itulah jedanya pendek, dan karena itu pula tak ada yang bisa dilakukan setelahnya.

Beberapa sistem korporat menyediakan penarikan sungguhan di dalam satu organisasi: itu hanya bekerja bila kedua pihak berada di server yang sama dan pesannya belum dibaca. Antarorganisasi, sama sekali tidak bekerja. Perlakukan jeda pembatalan sebagai satu-satunya jaring pengaman Anda.

Kapan penjadwalan berguna

• Antarzona waktu. Tulis saat Anda sempat; kirimkan saat penerima siap.
• Di luar jam kerja. Mengirim pukul 23.00 menciptakan ekspektasi yang mungkin tak Anda inginkan. Jadwalkan untuk pagi.
• Tindak lanjut. Tulis pengingatnya selagi konteksnya segar, jadwalkan untuk pekan depan.
• Pengumuman. Siapkan pesan untuk momen tepat ketika embargo dibuka.

Kebiasaan yang lebih menolong

Jeda pembatalan menyelamatkan dari salah ketik, bukan dari salah pertimbangan. Dua kebiasaan ini lebih berguna:

• Isi penerima paling akhir. Tulis dulu isinya, baru isi kolom "Kepada" — Anda tak bisa mengirim sebelum waktunya kepada orang yang belum tercantum.
• Periksa baris salinan sebelum setiap pengiriman, terutama saat meneruskan. Kebanyakan kecelakaan email adalah kecelakaan alamat, bukan kecelakaan kata-kata.

Pertanyaan umum

Apakah pesan terjadwal tetap terkirim bila komputer mati? Ya. Yang menahannya adalah server, bukan perangkat.

Bisakah pesan terjadwal diubah? Sampai terkirim, bisa: batalkan, ubah, jadwalkan ulang.

Berapa lama jeda pembatalan bisa disetel? Umumnya sampai 30 detik. Jeda lebih panjang menunda semua email keluar dan lama-lama mengganggu.

Bisakah menarik pesan keesokan harinya? Tidak. Begitu terkirim, pesan itu milik penerima. Kirim koreksi saja.

Penjadwalan dan pembatalan di imail

Webmail imail mendukung pengiriman terjadwal dengan kotak keluar yang terlihat, serta jeda pembatalan yang bisa diaktifkan di pengaturan. Lihat halaman fitur atau buat akun gratis.