Como criar uma assinatura de e-mail profissional (com exemplos)

A assinatura fecha cada mensagem que você envia. Bem feita, responde num olhar a «quem é você e como falar com você». Mal feita, são três logotipos, um aviso de confidencialidade que ninguém lê e uma citação que faz o destinatário suspirar.

Montando a assinatura

1. Comece pelo nome, do jeito que você quer ser chamado, seguido de cargo e empresa.
2. Um telefone confiável. Dois números obrigam a escolher; a maioria não escolhe.
3. Inclua seu e-mail mesmo estando no cabeçalho: assinaturas são copiadas para agendas de contatos.
4. Acrescente o site, e um perfil social só se for realmente profissional.
5. Mantenha o visual mínimo: uma fonte, uma cor de destaque, sem imagem de fundo.
6. Logotipo só se aparecer bem: muitos programas bloqueiam imagens por padrão, então a assinatura precisa funcionar como texto puro.
7. Inclua os dados de identificação cabíveis (veja abaixo), em corpo menor e no fim.
8. Teste: envie para você mesmo e abra no celular.

Identificação em mensagens comerciais

No Brasil não há uma lei específica que defina o conteúdo da assinatura de e-mail, mas o Código de Defesa do Consumidor exige que o fornecedor seja claramente identificável na comunicação comercial. Na prática, isso significa razão social, CNPJ e um canal de contato válido no rodapé das mensagens comerciais. Se você atende clientes na Europa, some as exigências locais de lá. Ponha essas informações no fim, em corpo pequeno: precisam ser encontráveis, não dominantes.

O que tirar

• Imagens grandes ou banners que invadem o encadeamento de respostas
• Citações motivacionais
• «Pense no meio ambiente antes de imprimir este e-mail»
• Vários telefones, endereços e ícones de redes disputando atenção
• Avisos de confidencialidade intermináveis sem base real

Legibilidade no celular

Mais da metade do e-mail profissional é lido no telefone. Isso significa quatro ou cinco linhas curtas, telefone clicável e nada de tabelas largas. Se algo quebra feio numa tela estreita, corte uma linha.

Respostas e encadeamentos

Use uma versão curta nas respostas: nome, telefone e empresa bastam. Uma assinatura completa repetida dez vezes deixa a conversa ilegível. Muitos programas permitem assinaturas diferentes para mensagens novas e respostas; se o seu não permitir, uma assinatura compacta serve para tudo.

Perguntas frequentes

Vale colocar foto? Raramente. Aumenta o tamanho da mensagem, costuma ser bloqueada e agrega pouco na maioria dos cargos.

HTML ou texto puro? HTML serve, desde que continue legível sem formatação.

Preciso de aviso legal? Depende do setor. Onde não é exigido, quase sempre é ruído.

Cada pessoa pode ter sua assinatura? Sim, mas com um modelo comum. Os dados mudam; a estrutura deve permanecer.

Assinaturas na imail.com.tr

O webmail da imail permite salvar uma assinatura aplicada automaticamente às mensagens novas, ligada à sua conta e não a um aparelho. Detalhes na página de recursos, ou crie uma conta gratuita para testar.