ビジネスメール署名の作り方（記載事項と注意点）

署名は、送るすべてのメールの締めくくりです。うまく作れば「誰からで、どう連絡すればよいか」に一目で答えます。うまくいかないと、ロゴが3つ、誰も読まない免責文、そして受信者をため息させる引用句が並びます。

署名を組み立てる

1. 氏名から始めます。 呼ばれたい表記で書き、続けて役職と会社名を入れます。
2. 確実につながる電話番号を1つ。 2つ書くと相手に選ばせることになり、多くは選びません。
3. メールアドレスも記載します。 ヘッダーにあっても、署名は連絡先に転記されるからです。
4. ウェブサイトを追加します。 SNSは本当に業務用の場合だけにします。
5. 装飾は最小限に。 フォント1種、アクセント色1色、背景画像なし。
6. ロゴは正しく表示される場合のみ。 多くのソフトは画像を既定でブロックするため、テキストだけでも成立する必要があります。
7. 必要な表示事項を追加します（下記参照）。小さめの文字で末尾に置きます。
8. 確認します。 自分宛に送り、スマートフォンで開いてみてください。

広告メールで求められる表示

広告・宣伝を目的とするメールには特定電子メール法が適用され、原則としてあらかじめ同意を得た相手にのみ送信できます（オプトイン）。送信者の氏名または名称、住所、受信拒否の通知を受け付ける連絡先の表示も必要です。通信販売の広告であれば特定商取引法の表示義務も関わります。

日常の1対1の業務メールにこれらの義務が直ちに及ぶわけではありませんが、配信を伴うメールでは、会社名・所在地・配信停止の窓口を署名の末尾に小さくまとめておくと確実です。

省くべきもの

• 返信の連鎖を埋め尽くす大きな画像やバナー
• 格言や引用句
• 「印刷する前に環境への配慮を」
• 複数の電話番号・住所・SNSアイコンの並列
• 根拠のない長大な守秘義務文

スマートフォンでの読みやすさ

ビジネスメールの半分以上はスマートフォンで読まれます。つまり短い4〜5行、タップできる電話番号、幅の広い表を使わないことです。狭い画面で不格好に折り返すなら、1行減らしましょう。

返信での扱い

返信には短い版を使います。氏名、電話、会社名で十分です。完全な署名がスレッドに10回並ぶと、会話そのものが読みにくくなります。新規メールと返信で別の署名を設定できるソフトも多くあります。

よくある質問

顔写真は入れるべきですか。 多くの職種では不要です。メールが重くなり、しばしばブロックされます。

HTMLとテキストのどちらがよいですか。 書式なしでも読めるなら、HTMLで構いません。

守秘義務の文言は必要ですか。 業種によります。義務でないなら、たいていは情報量を薄めるだけです。

社員ごとに自由に作ってよいですか。 共通のひな形の範囲で自由にしてください。項目は変わっても、構造は揃えます。

imail.com.tr の署名

imail のウェブメールでは、新規メールに自動で付く署名を保存できます。端末ではなくアカウントに紐づくため、どこから送っても同じ署名になります。詳しくは機能ページ、または無料アカウントの作成をご覧ください。