Cara membuat tanda tangan email yang profesional

Tanda tangan adalah penutup setiap pesan yang Anda kirim. Kalau dibuat baik, ia menjawab "siapa ini dan bagaimana menghubunginya" dalam sekali lihat. Kalau tidak, isinya tiga logo, satu penafian yang tak dibaca siapa pun, dan sebaris kutipan yang membuat penerima menghela napas.

Menyusun tanda tangan

1. Mulai dari nama dengan ejaan sebagaimana Anda ingin disapa, lalu jabatan dan perusahaan.
2. Satu nomor telepon yang andal. Dua nomor memaksa penerima memilih; kebanyakan malah tidak memilih.
3. Cantumkan alamat email meski sudah ada di kepala pesan — tanda tangan sering disalin ke buku kontak.
4. Tambahkan situs web, dan profil media sosial hanya bila benar-benar profesional.
5. Jaga tampilan tetap minimal: satu jenis huruf, satu warna aksen, tanpa gambar latar.
6. Logo hanya bila tampil rapi: banyak aplikasi memblokir gambar secara bawaan, jadi tanda tangan harus tetap terbaca sebagai teks polos.
7. Tambahkan identitas yang diperlukan (lihat di bawah), dengan ukuran kecil di bagian akhir.
8. Uji: kirim ke diri sendiri dan buka di ponsel.

Identitas pada pesan komersial

Untuk korespondensi bisnis sehari-hari, tidak ada format tanda tangan yang diwajibkan. Namun pada pesan pemasaran, aturannya berbeda: UU PDP menuntut dasar yang sah — dalam praktik, persetujuan — sebelum data pribadi dipakai untuk pengiriman, sementara UU ITE dan aturan perlindungan konsumen menuntut pelaku usaha teridentifikasi dengan jelas. Karena itu, dalam email pemasaran cantumkan nama badan usaha, alamat, kontak yang berfungsi, dan cara berhenti berlangganan — kecil saja, di akhir tanda tangan.

Yang sebaiknya dibuang

• Gambar besar atau spanduk yang memenuhi rangkaian balasan
• Kutipan motivasi
• "Pikirkan lingkungan sebelum mencetak email ini"
• Beberapa nomor, alamat, dan ikon media sosial yang saling berebut perhatian
• Penafian kerahasiaan berkepanjangan tanpa dasar nyata

Keterbacaan di ponsel

Lebih dari separuh email bisnis dibaca di ponsel. Artinya empat sampai lima baris pendek, nomor telepon yang bisa ditekan, dan tanpa tabel lebar. Bila ada yang terpotong buruk di layar sempit, kurangi satu baris.

Balasan dan rangkaian pesan

Untuk balasan, gunakan versi singkat: nama, telepon, perusahaan sudah cukup. Tanda tangan penuh yang berulang sepuluh kali membuat percakapan sulit dibaca. Banyak aplikasi memungkinkan tanda tangan berbeda untuk pesan baru dan balasan.

Pertanyaan umum

Perlukah menaruh foto? Jarang perlu. Ukuran pesan bertambah, gambar sering diblokir, dan manfaatnya kecil.

HTML atau teks polos? HTML tak masalah selama tetap terbaca tanpa format.

Apakah penafian hukum wajib? Tergantung sektor. Bila tidak diwajibkan, biasanya hanya menambah keriuhan.

Bolehkah setiap orang membuat tanda tangannya sendiri? Boleh, tetapi dengan templat bersama. Isinya berubah, strukturnya sebaiknya tetap.

Tanda tangan di imail.com.tr

Webmail imail dapat menyimpan tanda tangan yang otomatis ditambahkan ke pesan baru, dan tanda tangan itu melekat pada akun, bukan pada satu perangkat. Detail di halaman fitur, atau buat akun gratis untuk mencobanya.