Envoyer une invitation de réunion que l'on accepte volontiers

Une invitation de réunion est un petit contrat : elle dit ce qui va se passer, quand, pendant combien de temps et avec qui. Envoyée comme véritable invitation d'agenda plutôt que comme simple e-mail, elle atterrit aussi dans l'agenda du destinataire, s'adapte à son fuseau horaire et enregistre les réponses.

Envoyer l'invitation

1. Créez l'événement dans l'agenda, pas comme un simple message : c'est ce qui fait fonctionner les réponses et les rappels.
2. Choisissez un titre qui dit de quoi il s'agit : « Revue budgétaire T3 — décisions à prendre », pas « Réunion ».
3. Fixez une durée réaliste. Trente minutes suffisent à la plupart des discussions, et finir plus tôt fait toujours plaisir.
4. Ajoutez les participants par leur adresse et marquez comme facultatifs ceux qui le sont réellement.
5. Mettez un ordre du jour dans la description — trois points suffisent — et précisez quelle décision est attendue.
6. Ajoutez le lieu ou le lien de visioconférence et les codes d'accès dans le champ lieu, pour que ce soit accessible d'un geste sur mobile.
7. Joignez ce qui doit être lu avant et dites-le explicitement.
8. Envoyez, puis suivez les réponses et relancez les personnes indispensables qui n'ont pas répondu.

Fuseaux horaires et créneaux

Les agendas enregistrent les événements avec leur fuseau et les affichent dans celui de chaque participant : une invitation correctement créée n'a pas besoin d'un « soit 15 h heure de Paris ». Les problèmes viennent des événements créés dans le mauvais fuseau en déplacement — vérifiez ce champ si vous êtes en voyage.

Proposez des horaires compris dans les heures de travail de chacun. Un « point rapide » à 8 h chez vous peut être 21 h ailleurs.

Réponses, modifications et annulations

Une invitation appelle une réponse : accepter, refuser ou provisoire. Répondre n'est pas de la politesse mais de l'information : cela dit à l'organisateur si la réunion peut aboutir.

En cas de changement, modifiez l'événement existant plutôt que d'en envoyer un nouveau ; la mise à jour parvient automatiquement à tous les agendas. Et si la réunion n'a plus lieu d'être, annulez-la correctement pour libérer le créneau : la supprimer seulement de votre agenda la laisse dans celui de tous les autres.

Pour qu'elles en vaillent la peine

• L'objectif dès la première ligne de la description.
• Invitez ceux qui décident, pas tout le service.
• Envoyez les documents à l'avance et considérez qu'ils ont été lus.
• Terminez par des actions et des responsables, et envoyez-les ensuite dans le même fil.

Questions fréquentes

Pourquoi mes invitations arrivent-elles en pièce jointe ? Le logiciel du destinataire n'a pas reconnu la partie agenda. Les invitations ICS standard fonctionnent entre systèmes ; si cela se répète, vérifiez que votre logiciel envoie bien des invitations.

Puis-je inviter quelqu'un sans compte chez mon fournisseur ? Oui. Les invitations circulent par e-mail et fonctionnent avec n'importe quel fournisseur.

Où vois-je qui a accepté ? Dans l'événement lui-même : la réponse de chaque participant y figure.

Faut-il envoyer un rappel ? L'agenda s'en charge. Un rappel distinct n'est utile que s'il y a une préparation à faire.

Agenda et réunions chez imail

imail comprend un agenda qui envoie des invitations aux formats standard, enregistre les réponses et reste synchronisé entre le webmail et les applications mobiles. Voir la page des fonctionnalités ou créez un compte gratuit.