Gmail-Alternativen für Unternehmen: richtig vergleichen

Gmail ist ein gutes Produkt — deshalb wird „was gibt es sonst?" meist aus einem konkreten Anlass gefragt: Der Preis pro Nutzer ist gestiegen, die Datenschutzbedingungen passen nicht mehr, die Geschäftsführung will Daten in Europa, oder ein kleines Team braucht schlicht keine komplette Office-Suite. Der Vergleich wird einfacher, wenn Sie trennen, was Sie wirklich nutzen, von dem, was Sie nur haben.

Mit dem Nutzungsprofil anfangen

Notieren Sie, was Ihr Team wöchentlich anfasst. Bei den meisten kleinen Unternehmen ist die Liste kurz: Postfächer auf der Firmendomain, ein angenehmes Webmail, mobile Synchronisierung, ein gemeinsamer Kalender, etwas Dateispeicher und ein paar Rollenadressen. Alles Weitere — feingranulare Aufbewahrungsrichtlinien, komplexe Administrationshierarchien, ein Dutzend Integrationen — lohnt nur, wenn es jemand tatsächlich verwendet.

Die Kriterien, auf die es ankommt

• Kosten pro Postfach bei Ihrer Teamgröße. Jahressummen vergleichen, nicht Monatspreise, und prüfen, was ein zusätzlicher Platz während der Laufzeit kostet.
• Speicher pro Postfach und ob Dateien und Post sich ein Kontingent teilen.
• Offene Standards. IMAP, SMTP, CalDAV und CardDAV halten Ihre Daten portabel und Ihre Programme funktionsfähig.
• Authentifizierung. SPF, DKIM und DMARC sollten Teil der Einrichtung sein.
• Umzugswerkzeuge. Ein Anbieter ohne Import kostet Sie ein Wochenende.
• Datenschutzbedingungen. Wird Post ausgewertet? Wer sind die Unterauftragsverarbeiter? Wo liegen die Daten?
• Support. Erreichen Sie einen Menschen, und wie schnell?
• Ausstieg. Wie bekommen Sie alles wieder heraus? Wer vom eigenen Produkt überzeugt ist, macht das leicht.

Typische Kategorien

Datenschutzorientierte Anbieter setzen auf Verschlüsselung und Datensparsamkeit. Stark bei Vertraulichkeit; prüfen Sie, ob IMAP unterstützt wird, falls Ihr Team Desktop-Clients nutzt.

Komplette Office-Suiten bündeln Mail mit Dokumenten, Speicher und Videokonferenzen. Guter Wert, wenn Sie die Suite nutzen; teuer, wenn Sie nur Mail wollen.

Fokussierte Business-Mail-Anbieter machen Mail, Kalender, Kontakte und Speicher ordentlich, ohne Wildwuchs. Meist die beste Wahl für kleine Teams, die ihre übrigen Werkzeuge schon haben.

Selbst hosten gibt volle Kontrolle und kostet am meisten Fachwissen. Realistisch nur mit jemandem im Haus, der Zustellbarkeit, Sicherungen und Sicherheitsupdates verantwortet.

Den Wechsel durchführen

Ziehen Sie nicht alle an einem Montagmorgen um. Verlegen Sie zuerst ein Postfach, arbeiten Sie ein paar Tage damit, dann folgt der Rest. Lassen Sie die alten Postfächer offen, bis die Zustellung stabil läuft, und stellen Sie MX erst um, wenn die Kopie geprüft ist. Die Reihenfolge steht in unserer Umzugsanleitung.

Häufig gestellte Fragen

Verliere ich meine Adresse, wenn ich Google verlasse? Nicht, wenn sie auf Ihrer eigenen Domain liegt — genau deshalb ist die eigene Domain wichtig. Nur @gmail.com-Adressen hängen am Anbieter.

Kann ich die Gmail-App weiter nutzen? Die meisten Alternativen unterstützen IMAP, sodass Drittanbieter-Apps funktionieren; Gmail-spezifische Funktionen entfallen.

Sind günstigere Anbieter weniger zuverlässig? Nicht automatisch. Beurteilen Sie Architektur, Transparenz und Reaktionszeit statt nur den Preis.

Und meine Dateien und Kalender? Separat exportieren — Dateien per Download, Kalender als ICS, Kontakte als vCard — und beim neuen Anbieter importieren.

Wo imail.com.tr steht

imail.com.tr ist ein werbefreier Maildienst aus der Türkei. Jedes Postfach bekommt großzügigen Speicher, TLS-verschlüsselte Verbindungen und SPF/DKIM/DMARC-Authentifizierung; dank IMAP und SMTP funktionieren Ihre vorhandenen Programme weiter. Unternehmen betreiben ihre eigene Domain mit mehreren Postfächern und Aliassen über die Business-Tarife, Privatpersonen starten mit einem kostenlosen Konto.