Как отправить приглашение на встречу, которое примут

Приглашение на встречу — это маленькая договорённость: оно сообщает, что произойдёт, когда, сколько это займёт и с кем. Отправленное как настоящее календарное приглашение, а не обычное письмо, оно ещё и попадает в календарь получателя, пересчитывается в его часовой пояс и фиксирует, кто придёт.

Как отправить приглашение

1. Создайте событие в календаре, а не отдельное письмо: именно это заставляет работать ответы и напоминания.
2. Дайте теме смысл: «Бюджет III квартала — нужны решения», а не «Встреча».
3. Поставьте реалистичную длительность. Тридцати минут хватает для большинства обсуждений, а закончить раньше всегда приятно.
4. Добавьте участников по адресам и отметьте необязательных как необязательных.
5. Напишите повестку в описании — трёх пунктов достаточно — и укажите, какое решение требуется.
6. Укажите место или ссылку на видеовстречу и данные подключения в поле места, чтобы на телефоне хватало одного касания.
7. Приложите материалы для подготовки и прямо об этом скажите.
8. Отправьте и следите за ответами, напомнив тем, без кого встреча не имеет смысла.

Часовые пояса

Календари хранят события вместе с поясом и показывают их в местном времени каждого участника, поэтому корректно созданное приглашение не нуждается в приписке «это 15:00 по Москве». Проблемы возникают, когда событие создают в неверном поясе в поездке — проверьте это поле, если вы в командировке.

Предлагайте время внутри рабочего дня всех участников. «Быстрый созвон» в 8:00 у вас может быть 21:00 у собеседника.

Ответы, изменения и отмены

Приглашение просит ответа: принять, отклонить или под вопросом. Ответ — не вежливость, а информация: он говорит организатору, состоится ли что-то содержательное.

Если что-то меняется, обновляйте существующее событие, а не отправляйте новое: изменение само дойдёт до всех календарей. А если встреча больше не нужна, отменяйте её как положено, чтобы освободить время: удаление только из своего календаря оставит её у всех остальных.

Чтобы встречи стоили времени

• Цель — в первой строке описания.
• Приглашайте тех, кто принимает решение, а не весь отдел.
• Присылайте материалы заранее и исходите из того, что их прочли.
• Заканчивайте согласованными задачами и ответственными и отправляйте их в той же переписке.

Часто задаваемые вопросы

Почему мои приглашения приходят вложением? Программа получателя не распознала календарную часть. Стандартные ICS-приглашения работают между системами; если так происходит регулярно, проверьте, отправляет ли ваша программа именно приглашения.

Можно ли пригласить человека без аккаунта в моей системе? Да. Приглашения передаются почтой и работают с любым провайдером.

Где увидеть, кто принял приглашение? В самом событии: ответ каждого участника отмечается там.

Нужно ли отдельное напоминание? Этим занимается календарь. Отдельное напоминание полезно, только если требуется подготовка.

Календарь и встречи в imail

В imail есть календарь, который отправляет приглашения в стандартном формате, фиксирует ответы и синхронизируется между веб-интерфейсом и мобильными приложениями. См. страницу возможностей или создайте бесплатный ящик.