Verschlüsselte E-Mail senden (und wann Sie das wirklich brauchen)

„Verschlüsselte E-Mail" meint mehrere verschiedene Dinge, die vor verschiedenen Bedrohungen schützen. Zu wissen, welche Ebene Sie brauchen, spart Aufwand und falsche Sicherheit.

Ein Dokument sicher versenden

1. Transportverschlüsselung prüfen. Jeder seriöse Anbieter nutzt TLS zwischen Client und Server sowie zwischen Servern. Das ist der Grundschutz und erfordert nichts von Ihnen.
2. Entscheiden, ob das genügt. Für alltäglichen Schriftverkehr in der Regel ja. Für Verträge, Gesundheitsdaten, Zugangsdaten oder Ausweiskopien nicht.
3. Den Inhalt selbst schützen. Dokument in ein passwortgeschütztes Archiv oder ein verschlüsseltes PDF legen — oder als Link mit Passwort und Ablaufdatum teilen.
4. Das Passwort über einen anderen Kanal senden — Telefon oder Messenger. Ein Passwort im selben Verlauf schützt nichts.
5. Für dauerhaften vertraulichen Austausch einmalig S/MIME oder PGP mit der Gegenseite einrichten; danach ist jede Nachricht Ende-zu-Ende verschlüsselt.
6. Ablauf setzen und Zugriff entziehen, wenn die Sache erledigt ist, sofern Ihr Werkzeug das kann.

Was die Ebenen leisten

TLS schützt Nachrichten auf dem Transportweg. Es schützt sie nicht im gespeicherten Zustand, und Sie können nicht prüfen, wie der Anbieter des Empfängers damit umgeht.

Passwortgeschützte Dateien und Links schützen den Inhalt überallhin — auch durch Weiterleitungen und Sicherungen hindurch. Das ist die praktikable Lösung für gelegentliche vertrauliche Dokumente, weil die Gegenseite nur ein Passwort braucht.

S/MIME verschlüsselt und signiert mit Zertifikaten. In Unternehmensumgebungen gut unterstützt, erfordert aber ein Zertifikat pro Person und etwas Verwaltung.

PGP bietet dieselben Garantien ohne zentrale Stelle, dafür mit manuellem Schlüsselaustausch. Zwischen technisch versierten Partnern ausgezeichnet, sonst mühsam.

Die Wahl in der Praxis

Die wenigsten Organisationen brauchen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alles — wer sie erzwingt, erlebt meist, dass sie wieder abgeschaltet wird. Praktikabel ist: TLS als Standard, passwortgeschützte Dateien oder ablaufende Links für Vertrauliches, S/MIME oder PGP für die wenigen Beziehungen, die den Aufwand rechtfertigen — Rechtsbeistand, Wirtschaftsprüfung, Aufsichtsbehörde.

Und bedenken Sie, was Verschlüsselung nicht löst: Sie schützt nicht vor einem übernommenen Postfach, einer Weiterleitung oder einem Bildschirmfoto. Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung wiegen mindestens so schwer wie das Verfahren.

Häufig gestellte Fragen

Ist meine Post standardmäßig verschlüsselt? Auf dem Transportweg fast immer. Gespeichert und Ende-zu-Ende nur, wenn Sie oder Ihr Anbieter diese Ebene ausdrücklich ergänzen.

Brauchen beide Seiten dieselbe Software? Für S/MIME und PGP ja, beide brauchen Schlüssel oder Zertifikate. Passwortgeschützte Dateien und Links funktionieren mit jedem Empfänger.

Reicht ein passwortgeschütztes ZIP? Mit starkem Verfahren und getrennt übermitteltem langem Passwort für die meisten Geschäftsunterlagen ja. Ein Ersatz für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in Hochrisikofällen ist es nicht.

Verhindert Verschlüsselung Phishing? Nein. Phishing zielt auf Menschen, nicht auf Verfahren — siehe Phishing-Mails erkennen.

Vertraulicher Versand mit imail

imail unterstützt passwortgeschütztes Teilen für sensible Dateien zusätzlich zu TLS-verschlüsselten Verbindungen; Details stehen auf der Funktionsseite. Die andere Hälfte der Arbeit ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Zum Start ein kostenloses Konto anlegen.