Besprechungseinladung senden, die auch angenommen wird

Eine Besprechungseinladung ist eine kleine Vereinbarung: Sie sagt, was passiert, wann, wie lange und mit wem. Als echte Kalendereinladung statt als einfache E-Mail verschickt, landet sie außerdem im Kalender der Empfängerin, rechnet die Zeitzone um und hält fest, wer zusagt.

Die Einladung verschicken

1. Termin im Kalender anlegen, nicht als reine Nachricht — nur so funktionieren Zusagen und Erinnerungen.
2. Einen Titel wählen, der den Inhalt nennt: „Budget Q3 — Entscheidungen nötig" statt „Besprechung".
3. Realistischen Zeitrahmen setzen. Dreißig Minuten reichen für die meisten Themen; früher fertig zu sein freut alle.
4. Teilnehmende über die Adresse einladen und optional Teilnehmende auch wirklich als optional kennzeichnen.
5. Agenda in die Beschreibung schreiben — drei Punkte genügen — und benennen, welche Entscheidung ansteht.
6. Ort oder Konferenzlink samt Einwahldaten ins Ortsfeld setzen, damit es mobil ein Fingertipp ist.
7. Vorbereitungsunterlagen anhängen und ausdrücklich darauf hinweisen.
8. Senden und Rückmeldungen prüfen, bei wichtigen Personen ohne Antwort nachfassen.

Zeitzonen und Terminfindung

Kalendersysteme speichern Termine mit Zeitzone und zeigen sie jedem lokal an; ein korrekt erstellter Termin braucht daher keinen Zusatz wie „das ist 15 Uhr MEZ". Probleme entstehen, wenn ein Termin auf Reisen in der falschen Zeitzone angelegt wird — prüfen Sie das Feld, wenn Sie unterwegs sind.

Schlagen Sie Zeiten innerhalb der Arbeitszeiten aller Beteiligten vor. Eine „kurze Abstimmung" um 8:00 Uhr bei Ihnen kann anderswo 21:00 Uhr sein.

Zusagen, Änderungen und Absagen

Eine Einladung bittet um eine Antwort: zusagen, absagen oder vorbehaltlich. Zu antworten ist keine Höflichkeit, sondern Information — sie sagt der einladenden Person, ob die Besprechung überhaupt etwas erreichen kann.

Ändert sich etwas, aktualisieren Sie den bestehenden Termin, statt einen neuen zu schicken; die Änderung erreicht alle Kalender automatisch. Wird die Besprechung hinfällig, sagen Sie sie richtig ab, damit der Slot frei wird — den Termin nur im eigenen Kalender zu löschen lässt ihn bei allen anderen stehen.

Damit Einladungen es wert sind

• Den Zweck in die erste Zeile der Beschreibung.
• Die Menschen einladen, die entscheiden, nicht die ganze Abteilung.
• Unterlagen vorab schicken und erwarten, dass sie gelesen wurden.
• Mit vereinbarten Aufgaben und Zuständigen enden und diese im selben Verlauf nachreichen.

Häufig gestellte Fragen

Warum kommen meine Einladungen als Anhang an? Das Programm der Gegenseite hat den Kalenderteil nicht erkannt. Standardkonforme ICS-Einladungen funktionieren systemübergreifend; passiert es wiederholt, prüfen Sie, ob Ihr Programm echte Einladungen versendet.

Kann ich jemanden ohne Konto bei meinem Anbieter einladen? Ja. Kalendereinladungen laufen über E-Mail und funktionieren mit jedem Anbieter.

Wo sehe ich, wer zugesagt hat? Im Termin selbst; dort ist jede Rückmeldung vermerkt.

Soll ich zusätzlich erinnern? Das macht der Kalender. Eine eigene Erinnerung lohnt nur, wenn Vorbereitung nötig ist.

Kalender und Besprechungen bei imail

imail enthält einen Kalender, der standardkonforme Einladungen verschickt, Rückmeldungen erfasst und Webmail und mobile Apps synchron hält. Siehe die Funktionsseite oder legen Sie ein kostenloses Konto an.